Как сократить расходы малого бизнеса: с чего начать и где не стоит экономить

Сокращение расходов начинается не с урезания бюджета, а с того, чтобы увидеть, куда уходят деньги. Для этого нужна выгрузка всех платежей за два-три месяца, разнесённая по статьям. Почти всегда оказывается, что несколько крупных статей дают большую часть расходов, и экономить имеет смысл именно на них, а не на канцелярии.

Дальше порядок такой: пересмотреть постоянные расходы (аренда, подписки, связь, банковские комиссии), затем закупки и логистику. После этого — вернуть деньги, замороженные в долгах клиентов и лишних запасах. Отдельно стоит проверить, подходит ли бизнесу его налоговый режим. Не сокращают то, что приносит выручку или защищает от более крупных потерь.

Как увидеть реальную картину расходов

Основной инструмент — отчёт о движении денежных средств, то есть все поступления и платежи, разнесённые по статьям. Для небольшой компании его можно собрать по выпискам из банка в таблице.

• Возьмите выписки по всем счетам за последние 3 месяца, включая личные карты, если с них оплачивались расходы бизнеса.
• Разнесите платежи по 10–20 статьям: аренда, зарплата и налоги на неё, закупки, логистика, реклама, ИТ и подписки, связь, банковские комиссии, прочее.
• Посчитайте долю каждой статьи в общих расходах и в выручке.
• Заведите правило: каждый новый платёж сразу получает статью. Иначе через месяц картина снова размоется.

Если в бизнесе много товарных операций, полезен ещё отчёт о прибылях и убытках. Он показывает, сколько компания зарабатывает на самом деле, а не сколько денег прошло через счёт.

Как понять, что сокращать в первую очередь

• Отсортируйте статьи по размеру. Работайте сначала с тремя-пятью крупнейшими: сокращение крупной статьи на 5% обычно даёт больше, чем полная отмена мелкой.
• Разделите расходы на постоянные и переменные. Постоянные (аренда, оклады, подписки) платятся независимо от выручки, и именно они опасны при падении продаж. Переменные (закупки, доставка, комиссии) растут вместе с оборотом.
• Посчитайте расход на единицу: на заказ, на клиента, на единицу продукции. Если доставка одного заказа подорожала, а общий объём доставки не изменился, это видно только в таком разрезе.
• По каждой статье задайте вопрос: что случится, если её убрать совсем? Если ответ «ничего заметного», это кандидат на отмену.

Где обычно находятся резервы

• Подписки и сервисы. Лицензии на уволившихся сотрудников, дублирующие программы, тарифы «на вырост». Проверьте все регулярные списания с карт и счетов.
• Банковское обслуживание. Тарифы на расчётное обслуживание и ставки эквайринга у разных банков заметно отличаются. При большом обороте пересчёт по текущим объёмам часто показывает, что тариф пора сменить.
• Аренда. Неиспользуемые площади, склад, который можно уменьшить, возможность пересмотреть ставку при продлении договора.
• Закупки. Запросите цены у двух-трёх альтернативных поставщиков, даже если менять текущего не планируете: с этими цифрами проще договариваться. Уточните скидки за объём, предоплату или более длинный срок договора.
• Логистика. Сравните тарифы перевозчиков, объедините мелкие отправки, проверьте, не платите ли вы за срочную доставку там, где она не нужна.
• Штрафы и пени. Просрочки по налогам, договорам и коммунальным платежам — прямые потери, которых можно избежать с помощью платёжного календаря.
• Обслуживание вместо замены. Регулярное обслуживание оборудования и техники обычно дешевле аварийного ремонта или покупки нового.

Деньги, замороженные в дебиторке и запасах

Иногда у бизнеса нет лишних расходов, но не хватает денег. Тогда стоит смотреть не на затраты, а на оборотный капитал.

• Дебиторская задолженность. Составьте список клиентов, которые должны деньги, с суммами и сроками. Для новых клиентов пересмотрите отсрочку или вводите частичную предоплату.
• Запасы. Найдите позиции, которые не продавались несколько месяцев. Их распродажа со скидкой часто выгоднее хранения.
• Платёжный календарь. Таблица ожидаемых поступлений и платежей на 4–8 недель вперёд показывает кассовые разрывы заранее, а не в день зарплаты.

Что можно сделать с налогами законно

Выбор налогового режима заметно влияет на нагрузку. Проверьте, подходит ли текущий режим: на УСН «доходы» выгодно при небольших расходах, на УСН «доходы минус расходы» — при значительных подтверждённых расходах, для некоторых видов деятельности ИП подходит патент. Для плательщиков УСН с определённого уровня доходов теперь появилась обязанность платить НДС, и это тоже нужно учитывать при расчёте.

Красная линия — дробление бизнеса на несколько ИП и компаний только ради сохранения льготного режима. Налоговая выявляет такие схемы и доначисляет налоги с пенями и штрафами. Любую схему стоит проверять с бухгалтером или налоговым консультантом до внедрения.

На чём экономить нельзя

• На рекламе, которая приносит клиентов по понятной цене. Сначала посчитайте стоимость привлечения клиента по каналам и отключайте только те, что не окупаются.
• На ключевых сотрудниках. Потеря опытного человека обходится дороже: поиск, обучение, ошибки в переходный период.
• На безопасности и обязательных требованиях: охране труда, пожарной безопасности, лицензиях. Штрафы и простои стоят дороже.
• На учёте. Без него нельзя понять, сработала ли экономия.

Разбираться самому или привлечь специалиста

Выгрузку платежей, разнесение по статьям и пересмотр подписок собственник небольшого бизнеса может сделать сам за несколько вечеров. Специалист нужен, когда статей и юрлиц много, не сходятся прибыль и остатки денег или требуется финансовая модель для решений вроде открытия новой точки.

Варианты различаются по стоимости и глубине. Штатный финансовый директор оправдан в компаниях с крупным оборотом и сложной структурой. Финансовый директор на аутсорсе ведёт управленческий учёт регулярно, но с частичной занятостью. Разовая консультация финдиректора подходит, когда нужно разобрать конкретную проблему — кассовый разрыв, падение маржи, структуру отчётов — и получить план действий, который дальше выполняет своя команда. Ещё один вариант — бухгалтерская компания, которая кроме налогового учёта ведёт и управленческий. Перед выбором стоит сравнить, что именно вы получите на выходе: отчёты, модель, рекомендации или регулярное сопровождение.

Минус любого внешнего специалиста — он зависит от ваших данных. Если учёта нет, первые недели уйдут на то, чтобы его восстановить.

Нужен ли резерв и какого размера

Резерв защищает от кассовых разрывов и необходимости брать дорогие краткосрочные кредиты. Распространённый ориентир — сумма постоянных расходов на один-три месяца. Точный размер зависит от сезонности и от того, насколько предсказуемы поступления. Удобно откладывать фиксированный процент от поступлений на отдельный счёт, например на накопительный счёт или депозит с возможностью снятия.

Типичные ошибки

• Сокращать всё на одинаковый процент, не разбираясь, какие расходы приносят выручку.
• Экономить на мелочах и не трогать крупнейшие статьи.
• Менять поставщика только по цене, не учитывая сроки, качество и условия оплаты.
• Сокращать расходы без учёта и через три месяца не знать, был ли эффект.
• Внедрять налоговые схемы без проверки специалистом.

План на первый месяц

В первую неделю выгрузите платежи за три месяца и разнесите их по статьям. Во вторую найдите три-пять крупнейших статей и все регулярные подписки. В третью запросите альтернативные предложения по аренде, закупкам и банковскому обслуживанию, в четвёртую составьте платёжный календарь. Если на каком-то шаге цифры не сходятся, это повод привлечь специалиста.